27 de julio de 2014

Evaluación documental en las empresas

En primer lugar, queremos indicar que en éste artículo, no entraremos a hablar específicamente de aspectos técnicos de la evaluación documental. Con todo, queremos destacar, que cuando hablamos de evaluación documental, hacemos referencia a un aspecto de la archivística y la gestión documental de especial importancia. La evaluación documental en si misma, como función, presenta diversas acciones de trabajo, como por ejemplo, la elaboración de una propuesta de evaluación documental, la aplicación de la misma, el propio procedimiento  de eliminación documental, o la aplicación de técnicas de muestreo, entre otras muchas. 
Sin embargo, aquí queremos exponer de forma muy generalizada algunas cuestiones y posibles planteamientos en relación a la evaluación documental de las empresas privadas y de la administración pública. En este sentido, y entrando en materia, podemos afirmar que todos y cada uno de los modelos de evaluación documental presentan una legislación bien definida en el ámbito público. Un ejemplo de ello en Cataluña, sería la labor que ejerce el órgano colegiado de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental  (CNAATD), la cual se encarga de diversas acciones de forma reglamentada y definida. Las acciones de la CNAATD se ejercen bajo la normativa del Decreto 13/2008, y en referencia a las órdenes, acuerdos y resoluciones del Departament de Cultura y su Conseller de Cultura de la Generalitat de Catalunya, y de la propia CNAATD. Asimismo, la aplicación de las TAD (Taules d’Avaluació Documental) resultan imprescindibles para poder llevar a cabo una conservación y eliminación documental de forma analítica, ordenada, y eficiente.
Ahora bien, ¿qué normativa y regulación estandarizada encontramos en la evaluación documental que aplican las empresas privadas? La respuesta es muy sencilla, una reglamentación propia. No existe una normativa y reglamentación estandarizada sobre evaluación documental en las empresas privadas. Por otro lado, sabemos que la legislación interna privada se plantea totalmente fuera del ámbito de la legislación pública. Asimismo, intuimos que existen motivos de cierta opacidad y de estrictas competencias profesionales, que hacen que las empresas privadas ejerzan dicha reglamentación interna y que les lleve a resguardar intereses económicos y competitivos respecto a otras empresas.
Sin embargo, desde nuestro ámbito, es decir, desde la archivística y la gestión documental, debemos ofrecer soluciones a las empresas privadas con el objetivo que entiendan, que en ciertos aspectos, la acogida a una normativa y una reglamentación  definida sobre evaluación documental no supone desventajas empresariales. Es más, sabemos que conservar demasiada documentación es inviable e insostenible. Sabemos que cuanta mayor cantidad de documentación disponemos, mayor es el ejercicio de acceso y búsqueda, tanto por la dificultad como por el tiempo. Igualmente, sabemos que en una empresa el tiempo es dinero. Por lo tanto, ¿por qué no aplicar en nuestra empresa métodos públicos de éxito?
En consecuencia, y desde nuestro punto de vista, el éxito para optimizar la evaluación documental de las empresas privadas, se encuentra en el equilibrio entre las competencias profesionales y organización de una empresa, y las acciones de estandarización que ofrece la reglamentación y la normativa pública. Hallar un término medio, seria a nuestro parecer, una fórmula de gestión exitosa de la evaluación documental.  Al mismo tiempo, tenemos claro que la tarea es arduo complicada debido a los múltiples conflictos de interés que se presentan en el camino, pero si los archivos de empresas privadas consiguen con ciertos mecanismos públicos, agilizar los procesos de transferencias, conservación y eliminación documental (total o parcial), significaría una importante reducción de costes y unos reportes gananciales a medio y largo plazo.
En definitiva, éste artículo tan solo pretende vislumbrar las posibilidades de beneficio que puede llegar a obtener una empresa privada acogiéndose al aprendizaje de la gestión documental pública. En concreto, en lo que se refiere a la evaluación documental y a sus acciones. Por norma general, y en ciertas ocasiones, la administración pública acoge prácticas que desempeña el ámbito privado para la mejora de la gestión pública. En éste caso, planteamos una práctica eficiente de la gestión documental pública que pueden ser de gran beneficio al ámbito privado.




1 comentario:

  1. Buen artículo. Las empresas privadas deberían de superar la fase del "me vale lo guardo - no estoy seguro de si me vale y lo guardo por si acaso" y aplicar políticas concretas y determinantes de evaluación documental y como muy bien tu apuntas el modelo de la CNAATD y las TAAD es bastante aprovechable para su documentación. Aunque como no nos cansaremos de repetir los archiveros y gestores documentales la clave en este asunto está en la implantación de sistemas integrales de la gestión documental en las organizaciones (a poder ser desde el propio nacimiento de la misma documentación), que es el auténtico caballo de batalla de nuestro ámbito.

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